Tijdens de vakantieperiode vergeten sommige bedrijven vooruit te kijken om hun openingstijden en werktijden aan te passen. Daarom geven wij graag een aantal tips waar je als ondernemer aan moet denken om goed voorbereid aan de zomervakantie 2021 te kunnen beginnen.
De zomervakantie staat weer voor de deur. Op 10 juli trapt regio Noord de vakantieperiode af en sluit regio Zuid de zomervakantie 2021 op 5 september. Een lange periode waarin veel medewerkers afwisselend op vakantie zijn.
Alle medewerkers zijn druk met het plannen van hun eigen vakantie en maken regelmatig gebruik van een vakantie-checklist zodat ze goed voorbereid vertrekken naar de vakantiebestemming. Dus waarom zou jij dit als ondernemer niet doen?
Je wil graag weten welke werkzaamheden er in het verschiet liggen en of de medewerkers hier rekening mee houden. Daarom hebben we een Vakantie-Checklist voor Ondernemers ontwikkeld.
Zomer Vakantie-Checklist voor Ondernemers
Algemene werkzaamheden per medewerker
- Stel een automatische reply in je mailbox in en/of zorg dat jouw e-mails door een ander gelezen kunnen worden.
- Blokkeer je agenda
- Maak een lijst van werkzaamheden die na de vakantie absoluut opgepakt dienen te worden
- Moeten werkzaamheden tijdens de vakantieperiode opnieuw geprioriteerd worden?
- Kijk of je werkzaamheden kunt uitstellen tot na de vakantie of moet jij er juist voor zorgen dat het voor de vakantieperiode is afgerond?
- Zorg voor een duidelijke en tijdige werkoverdracht tijdens de zomervakantie 2021
- Maak afspraken hoe je werkzaamheden overdraagt zodat alles duidelijk is voor klanten en collega’s
- Stel je voicemail in en overweeg of je bellers wel of geen voicemail bestand laat inspreken. Je kunt dit zelf doen of kiezen voor een professionele stemartiest. https://www.voipzeker.nl/professionele_voice_over_berichten
Communicatieproblemen binnen bedrijven komen veel te vaak voor. Let er dus op dat afspraken duidelijk zijn. Vaak ga je uit van je eigen perspectief en denk jij dat je het duidelijk hebt overgedragen, echter kan een ander dit vaak anders interpreteren.
Directie afspraken
- Maak duidelijk wie er verantwoordelijk is bij afwezigheid van de directie in de zomervakantie 2021
- In geval van een calamiteit moet het personeel op de hoogte zijn wie ze kunnen benaderen en hoe. Zorg ervoor dat je dit ook tijdig aan het personeel kenbaar maakt.
Het is altijd goed om een calamiteitenplan klaar te hebben liggen en deze jaarlijks met het personeel door te nemen. Zo weet iedereen welke afspraken er gelden en wat ze moeten doen als er onverwachte gebeurtenissen plaatsvinden en de directie/manager afwezig is.
Gezondheid
- Zorg dat er altijd 1 BHV’er aanwezig is gedurende de vakantieperiode
- Laat het personeel weten bij wie zij een ziekmelding kunnen doorgegeven bij afwezigheid van de vaste contactpersoon
Financiën
- Betalingen klaarzetten alvorens de zomervakantie 2021
- Verkoopfacturen genereren en verzenden naar klanten
- Verzorg tijdig je aangifte Omzetbelasting & Loonbelasting
- Betaal ook tijdig je Omzet en Loonbelasting om boetes te voorkomen
- Verwerk de salarissen. Let op bij verwerking van de salarissen op het nieuwe minimumloon per 1 juli 2021.
- Let op dat bij alles wat je hebt klaargezet aan betaalopdrachten deze wel geautoriseerd worden/zijn, zodat betaling ook daadwerkelijk plaatsvindt.
Wanneer er maar 1 persoon binnen het bedrijf is die de betalingen autoriseert raden wij aan duidelijke afspraken te maken over de bereikbaarheid en neem voor alle zekerheid betalingsmiddelen mee naar het vakantieadres.
Wetswijzigingen
- Let ook op de wetswijzingen welke per 1 juli 2021 van kracht gaan/zijn.
Met bovenstaande checklist ben je al aardig voorbereid, maar ben je een kleine organisatie zonder personeel of wil je als manager/directielid zelf telefonisch bereikbaar blijven? Dan hebben wij nog een aantal tips.
De VOIPZeker Telefonie Vakantie-Checklist
- Jij kunt mobiel bereikbaar met blijven op jouw vaste telefoonnummer tijdens de vakantie en ook daarna, met ons zakelijke mobiele abonnement. Klik hier voor meer informatie.
- Stel een doorschakeling in. Schakel het vaste telefoonnummer naar een ander intern nummer, extern nummer of mobiel nummer. Met de Unite telefooncentrale krijg je ongelofelijk veel mogelijkheden die jou flexibiliteit en vrijheid bieden.
- Stel een voicemail in en laat deze inspreken door een professionele stem-acteur. Vul via de onderstaande button online je boodschap online in en bestel direct een professioneel ingesproken bericht.
Wij hopen dat deze tips jouw komende vakantieperiode nog aangenamer voor je hebben gemaakt en wensen jou alvast een onbezorgde vakantie toe.
Namens VOIPZeker – GENIET VAN DE ZOMERVAKANTIE 2021!
Heb jij meer wensen die nog niet staan opgenomen in onze Vakantie-Checklist? Neem dan contact op met een van onze adviseurs en wij helpen je graag verder via 088 066 0550.
