Klantgericht zijn is ontzettend belangrijk voor een organisatie. Je wil als ondernemer zoveel mogelijk bereikbaar zijn voor je klanten, maar dit is niet altijd het geval. Daarom wil je op je telefoon een bandje inspreken met een professionele tekst. In dit artikel leg ik je precies uit hoe jij het beste een telefoon bandje kunt inspreken.
Welkomsbericht
Begroet de klant met een persoonlijke welkomsttekst. Je geeft de klant een warm gevoel omdat je een stuk professioneler met jouw bedrijf naar buiten treedt.
“Welkom bij ……. U wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan.”
Openingstijden
Niet elke klant weet de openingstijden van een organisatie en daarom raden wij jou aan om deze in je belplan op te nemen. De klant krijgt dan geen *Biep Biep Biep* geluid wanneer jij niet bereikbaar bent. Met een duidelijk ingesproken bericht, weet de klant precies waar hij of zij aan toe is. Vanuit je online centrale kun je eenvoudig instellen dat de beller een telefoonbandje kan inspreken. Dit is vaak gewenst.
Hieronder een voorbeeld voor één tekst voor een antwoordapparaat – Zakelijk voorbeeld:
“Welkom bij bedrijf ….. Op dit moment zijn wij gesloten. U kunt ons op werkdagen bereiken van maandag tot en met vrijdag van 8 uur s’-morgens tot half 6 s’-middags of u kunt een boodschap inspreken na de pieptoon dan bellen wij u zo spoedig mogelijk terug.”
Drukte
Het komt voor dat het erg druk is op een afdeling waardoor je niet direct de beller te woord kunt staan. Bellers vinden het soms vervelend om alleen maar wachtmuziek te horen, daarom is het fijn om het af te wisselen met een informatieve tekst. Laat dan bijvoorbeeld het volgende telefoon bandje afspelen:
“Op dit moment zijn al onze medewerkers in gesprek. Een ogenblik geduld alstublieft, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen.
Gesloten tijdens de vakantie
Wanneer je op vakantie bent, wil je natuurlijk niet gestoord worden wanneer je op het strand ligt. Wél wil je een professionele indruk achterlaten bij de beller. Dat doe je natuurlijk door een telefoonbandje te laten afspelen:
“Welkom bij bedrijf ……. In verband met de zomervakantie zijn wij van 6 tot 20 augustus gesloten. Voor vragen kunt u terecht op onze website of een boodschap achterlaten na de piep. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op. Wij wensen u een fantastische zomer toe en kijken ernaar uit om u na 20 augustus weer te spreken.
Bijzondere afwezigheid
Een bijzondere afwezigheid kan zijn wanneer er zich calamiteiten voordoen, zoals de Corona-uitbraak. Door beperkte inzetbaarheid kunnen gesprekken dan niet (tijdelijk) worden aangenomen. Een voorbeeld zou kunnen zijn:
“Welkom bij …. . Wegens omstandigheden kunnen wij u niet te woord staan. Wij doen er alles aan om onze lijnen voor u zo spoedig mogelijk beschikbaar te stellen. U kunt een boodschap achterlaten na de pieptoon, dan bellen wij u zo spoedig mogelijk terug. Wij danken u voor uw begrip.”
Handige tips
Voorkom achtergrondgeluiden – Let op bij het inspreken van een zakelijke voicemail dat er geen achtergrondgeluiden zijn, zoals rennende kinderen (nu vooral met thuiswerken), mensen die op straat aan het werk zijn of telefonerende collega’s.
Formeel of informeel – Spreek je jouw klanten aan met u of met jij? Hanteer hierbij jouw eigen huisstijl.
Professionele stemartiesten of zelf makkelijk teksten inspreken in je belplan?
Laat je telefoonbandje inspreken door professionele stemartiesten. Hierdoor krijgt je bedrijf een professionele uitstraling. Beluister hieronder direct voorbeelden van professionele stemartiesten.
