Veel mensen zoeken naar een voorbeeld om op een professionele wijze een zakelijke voicemail, keuzemenu en automatische openingstijden in te spreken. Daarom dacht ik dat het wel leuk zou zijn om eens een paar voorbeelden voor jullie op te sommen.
Door: Danielle Hoogduin
Updated: 14 juni 2022
Welkomsttekst / voicemail inspreken
Laten we beginnen met een standaard voicemail inspreken. De voicemail die je inspreekt op het moment dat je even de telefoon niet kan opnemen, ervan uitgaande dat je geen collega hebt die de lijn van jou kan overnemen.
Voorbeeld welkomsttekst voicemail inspreken
Een bedrijfsnaam laten horen is erg belangrijk zodat de beller weet dat hij met het juiste bedrijf spreekt. Op het moment dat mensen bellen en een xxx aantal seconden hebben gewachten zijn mensen alweer afgeleid en missen daarom vaak de eerste seconde van wat er gezegd wordt. Daarom raden wij aan om altijd welkom, goedendag of goedemorgen voor de bedrijfsnaam te zeggen gevolgd door je bedrijfsnaam en je afwezigheidbericht.
Welkomsttekst 1 : “Goedemiddag, welkom bij VOIPZeker”
Welkomsttekst 2: “Goedemorgen, welkom bij VOIPZeker”
Welkomsttekst 3: “Goedenavond, welkom bij VOIPZeker”
Bovenstaande 3 bestanden kan je los in laten spreken bij onze stemartiesten waardoor je altijd op de juiste tijd van de dag de juiste aankondeging krijgt. Je kan deze berichten voor ieder soort voicemail kan plakken.
Zorg voor een professionele uitstraling door een stemartiest in te schakelen
Voorbeeld voicemail bij afwezigheid:
<<<Goedemorgen, welkom bij VOIPZeker>>>, helaas ben ik op dit moment niet in de gelegenheid om de telefoon aan te nemen. Daarom geef ik jou de mogelijkheid om jouw telefoonnummer en je naam in te spreken na de piep waarna ik je zo spoedig mogelijk zal terugbellen. Natuurlijk mag je mij ook altijd en mailtje sturen via verkoop@voipzeker.nl daarop zal ik zo spoedig mogelijk reageren. <piep>
Openingstijden inspreken
Dan komen we bij de openingstijden. Iets wat iedere organisatie nodig heeft. Hier starten we weer met de standaard tekst gevolgd door je openingstijden.
<<<Goedenavond, welkom bij VOIPZeker>>>, helaas zijn wij op dit moment gesloten. Telefonisch zijn wij van maandag tot en met vrijdag van 8 uur s’-ochtends tot 5 uur s’-middags bereikbaar, maar je kan ons wel altijd een mailtje sturen met jou vraag via info@voipzeker.nl. Heb je een dringend probleem die echt niet kan wachten? Toets dan een 8. De verbinding wordt nu verbroken .
Je ziet in dit voorbeeld een aantal dingen waarover je altijd moet nadenken voor je bestand gaat inspreken.
- Binnen welke tijden wil je telefonisch bereikbaar zijn? Die kunnen namelijk wel afwijken van je daadwerkelijke openingstijden. Als je werkt tot 6 uur kan je besluiten om de voicemail er om 5 uur op te zetten zodat je aan het einde van de dag een uurtje administratie kunt doen!
- Wil je klanten verwijzen naar een e-mailadres, zo ja welke?
- Geef je een klant een inspreekmogelijkheid of juist niet
- Wil je buiten openingstijden voor spoedgevallen of VIP-klanten of personeel nog bereikbaar zijn?
Keuzemenu inspreken
Wanneer je meerdere collega’s hebt en je graag de beller naar verschillende afdelingen wilt verwijzen is het handig om een keuzemenu in te stellen. Het begin van jouw bestand is hetzelfde, de opties die jij daarachter zet kun je helemaal zelf bepalen.
Keuzemenu telefoon voorbeeld:
<<<Goedemiddag, welkom bij VOIPZeker>>>, om jou zo snel mogelijk met de juiste persoon te kunnen doorverbinden vragen wij jou een keuze te maken uit een van de volgende opties:
Kies 1 wanneer je een vraag hebt over onze Unite Phone App oplossingen
Kies 2 wanneer je vragen hebt over de Unite Phone Desktopapplicatie
Kies 3 wanner je interesse hebt in gecombineerd bellen over verschillende apparaten via onze Unite Phone Flex-oplossing
Wanneer je géén keuze maakt verbinden wij je door met een willekeurige medewerker.
Ook hier is het weer belangrijk om goed na te denken over de keuzes die je geeft. Let daarbij op de volgende punten:
Beluister en kies stem voor jouw audioberichten
Wachtrij en wachtmuziek
Nu je al jouw audiobestanden netjes hebt geregeld kun je ook nadenken over de route van de bellers die wel binnenkomen wanneer bereikbaar bent.
Je kan jouw Unite Centrale zo instellen dat je alle telefoontjes binnenkrijgt. Vaak wil men dit niet omdat mensen vaak erg zenuwachtig worden als die lampjes zien knipperen en hebben dan geen aandacht meer voor het gesprek dat gaande is. Een ander nadeel is dat de beller het toestel gewoon hoort overgaan en niet weet dat jij nog in gesprek bent. Als je dan niet binnen een xx aantal seconden kunt opnemen denken mensen dat er niemand wíl opnemen en dan ben je jouw proffesionele uitstraling kwijt. Daarom adiveer ik altijd een wachtrij in te stellen.
Bij meerdere inkomende gesprekken worden bellers netjes opgevangen in de wachtrij. Zodra ze in de wachtrij belanden kan je verschillende soorten berichten laten horen.
Voorbeeld wachtrij:
<<<Goedemiddag welkom bij VOIPZeker>>>, op dit moment zijn onze medewerkers erg druk en kunnen wij je niet direct te woord staan. Wij doen er alles aan om jou zo spoedig mogelijk te helpen een ongenblik geduld a.ub..
Vervolgens kan je dan een muziekje laten horen of een wachttoon.
Stel dat deze beller na 15 seconden nog steeds aan het wachten is dan kan je een andere tekst laten horen.
Voorbeeld 2e wachttekst:
Helaas zijn onze medewerkers nog in gesprek. Wist je dat je voor een antwoord op de meeste vragen ook terecht kunt op onze website www.voipzeker.nl? onder het kopje helpdesk vindt je veel vraag en antwoorden. Wil je liever blijven wachten blijf dan aan de lijn je wordt zo spoedig mogelijk geholpen.
Zo kan je verschillende berichtgevingen laten horen.
Wachtrij uitgang
Wanneer iemand erg lang moet wachten kan je iemand ook vanuit de wachrij nog een optie geven om een bericht in te spreken zodat deze niet nog langer hoeft te wachten.
Voorbeeld wachrij uitgang:
De wachttijd is helaas langer dan je van ons gewent bent. Indien je liever teruggebeld wilt worden toets dan een 7 en spreek je naam en telefoonnummer in, dan bellen wij jou zo spoedig mogelijk terug. Natuurlijk kan je ook nog even blijven wachten, we doen er alles aan om jou zo spoedig mogelijk te woord te staan.
Samenvatting
Voor je stembestanden door stemartiesten laat inspreken dien je rekening jezelf de volgende vragen te stellen;
- Wordt de bedrijfsnaam genoemd?
- Welke tijden zijn wij gesloten? (Denk aan: openingstijden, bedrijfsuitjes, feestdagen of vakanties etc.)
- Wil ik een uitgang voor spoed gevallen of VIP-klanten inbouwen wanneer ik gesloten ben?
- Verwijs ik bellers naar e-mailadressen? Zo ja, welke?
- Verwijs ik beller naar de website, zo ja waarnaartoe op de website?
- Geef ik de beller een inspreekmogelijkheid of niet?
- Wil ik wachtmuziek of een kiestoon laten horen?
- Welke berichten wil ik afspelen tijdens het wachten en hoe lang laat ik bellers wachten?
- Wat gebeurd er met een beller als hij geen keuze maakt in een keuzemenu?
Nog vragen? Ons team staat voor u klaar.
