Een belplan zorgt ervoor hoe je binnenkomende en uitgaande oproepen door je online telefooncentrale worden afgehandeld. Heb je geen belplan, dan gebeurd er dus niets als jouw nummer wordt gebeld. Het is ontzettend belangrijk dat deze goed staat ingesteld en je hier van tevoren over nadenkt. Het is bewezen dat een goed belplan de contactervaring met je beller verbetert en je omzet kan verhogen. VOIPZeker helpt je bij het opstellen van een effectief belplan!
Het instellen van een belplan lijkt misschien een eenvoudige taak, maar er moet wel degelijk worden nagedacht over een strategie. De telefoon is één van de belangrijkste communicatiemiddelen voor klanten en bedrijven. Het is daarom voor VOIPZeker van zelfsprekend dat een gebruiksvriendelijke belervaring de hoogste prioriteit heeft.
Veel mensen gaan ervan uit dat een belplan vaak alleen bestaat uit een keuzemenu, openingstijden en het doorverbinden naar een specifieke afdeling. Dit is pas het puntje van de ijsberg! Het systeem van VOIPZeker heeft enorm veel functies zoals bandopnames, belgroepen, wachtrijen, wachtmuziek, voicemails, en vele doorschakelmogelijkheden. Wij gaan ze nu niet allemaal noemen en haarfijn uitleggen, want dan ben je een hele dag kwijt aan lezen! Volg daarom onze blogs en/of schrijf je in voor onze actuele nieuwsbrief onderaan deze pagina.
Wat heb ik nodig en hoe kan ik een belplan opstellen?
Een belplan bestaat uit een paar basisonderdelen die je opstelt in je online telefooncentrale. Enkele basisonderdelen zijn een wachtrij, voicemail, belgroep, openingstijden en een doorschakeling naar Va-Mo. Voor degenen die niet weten wat Va-Mo betekent: Va-Mo staat voor Vast op Mobiel integratie. Lees hier meer over de mogelijkheden.
Stap 1 – VoIP account
Voor degenen die nog niet weten wat VoiP is: VoIP staat voor Voice over IP en is de nieuwste en meest uitgebreide telefonie dat ISDN gaat vervangen. Met VoIP technologie bel je over een internetverbinding en maakt een ouderwetse analoge telefooncentrale overbodig. Ondanks dat de overstap naar VoIP-technologie verplicht is en je dit vóór 1 september 2019 moet regelen, is de overstap naar een partij zoals VOIPZeker Zeker niet vervelend. Je gaat bij ons niet alleen flink besparen, maar je krijgt ook veel meer functionaliteiten tot je beschikking. Een VoIP account is zo geregeld!
Stap 2 – Telefoonnummers en extensies
Waarschijnlijk heb je al een hoofdnummer waar klanten jou op kunnen bereiken. Zo niet, dan is het verstandig om deze meteen aan te vragen. Je kunt meerdere opeenvolgende nummers aanvragen, zodat je deze kunt gebruiken voor meerdere afdelingen of locaties. Zo kan je bij VOIPZeker kiezen voor een enkelvoudig nummer, maar ook voor een blok van 10 of 100 nummers. Kies hier eenvoudig je nummer(s) uit of verhuis je bestaande nummer(s) mee.
Om te kunnen communiceren hebben je collega’s ook ieder een eigen unieke extensie nodig. Deze persoonlijke extensies zijn niet alleen nuttig om onderling te kunnen bellen maar zorgen er ook voor dat jouw klanten direct naar een specifiek persoon kunnen bellen. Controleer eerst of jouw telefonie geschikt is voor VoIP-technologie en doe de gratis check. Bel onze experts via 088 – 066 0550 en controleer direct de mogelijkheden. Voor degenen die er al over uit zijn en nieuwe toestellen willen bestellen, bekijk onze eigen webshop.
Stap 3 – Openingstijden
Niks is vervelender dan wanneer je naar een bedrijf belt, je vervolgens 3 minuten lang de telefoon hoort overgaan en er daarna via Google achter komt dat het bedrijf al een uur gesloten is. Voorkom deze frustrerende ervaringen voor een beller en stel je openingstijden van jouw bedrijf in. Op deze manier informeer je de beller op een positieve manier en kan je hem/haar direct doorverbinden naar een voicemail of een extern nummer voor noodgevallen. Het systeem van VOIPZeker is zo uitgebreid dat je openingstijden voor aparte extensies kunt instellen. Handig voor personeel dat parttime werkt!
Stap 4 – Keuzemenu
Een keuzemenu geeft bellers een lijst van genummerde opties, waaruit gekozen kan worden door een nummer in te toetsen. Vaak is dit het eerste wat een beller hoort als hij naar een bedrijf belt. Je kunt een keuzemenu op meerdere manieren inzetten. Je kunt bellers naar wachtrijen, voicemail of persoonlijke extensies leiden. Het instellen van jouw eigen keuzemenu is bij VOIPZeker zo uitgebreid, dat je zelfs kunt aangeven hoe lang een telefoon rinkelt voordat deze naar een collega wordt doorgezet. Handig als je momenteel niet in staat bent om de telefoon aan te nemen. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Informeer vrijblijvend naar informatie en neem contact met ons op via 088 – 066 0550.
Stap 5 – Belgroepen en wachtrijen
Wanneer een beller door een belmenu wordt genavigeerd komt het gesprek uiteindelijk binnen bij een collega van een specifieke afdeling. Eén van je collega’s zal dus de telefoon moeten opnemen. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen kan je bij VOIPZeker kiezen voor een belgroep en een wachtrij.
Een belgroep is een manier om de bellers aan de werknemers te koppelen. Zo is het een standaard regeling wanneer een beller naar de administratieve afdeling belt, alle telefoons op die afdeling tegelijkertijd overgaan. Collega’s zullen onderling competitief moeten uitzoeken wie de telefoon het eerste aanneemt. Bij VOIPZeker kan je eenvoudig instellen dat er een bepaalde selectie toestellen tegelijkertijd overgaan, of dat er 1 toestel per beller overgaat. Ook kan je instellen hoe lang een telefoon blijft overgaan, tot deze wordt doorgezet naar de volgende collega.
Komt het nu toch een keer voor dat je in alle drukte de klant niet direct kunt helpen, stel dan een wachtrij in. Weinig mensen houden van wachten en te lang wachten kan mogelijk irritatie opwekken. Geef de beller een positieve wachtervaring en houdt hem/haar tijdens het wachten op de hoogte wanneer er iemand beschikbaar is. Voor wie nog een stapje verder wilt gaan: kies voor een wachtmuziekje of een ingesproken audiobericht. Je kunt dit zelf doen, maar wij kunnen dit ook laten inspreken door onze professionele stemacteurs. Dit zal jouw onderneming een nog professionelere uitstraling geven. Voordat je deze stap zet: bel eerst VOIPZeker op om jouw belplan te laten controleren en deze indien nodig te laten aanpassen. Ben je er al over uit, stuur dan de tekst die je wilt laten inspreken op naar inkoop@voipzeker.nl, dan zorgen wij voor de rest!
Nu de overstap naar VoIP toch verplicht is, kies voor een betrouwbare partij en een snelle overstap. Mensen kiezen voor VOIPZeker omdat wij alles in eigen beheer hebben en waarde hechten aan een snelle en persoonlijke service. Zo is een overstap in de meeste gevallen binnen 1 werkdag geregeld. Wij willen jou volledig ontzorgen en jouw bedrijf helpen groeien door middel van een unieke en betrouwbare telefooncentrale. Neem contact op met onze experts via 088 066 0550 of stuur een e-mail naar inkoop@voipzeker.nl en start vandaag nog met jouw belplan!
Bekijk ook
> ISDN stopt – Waarom stopt ISDN?
> Wachtmuziek aan de telefoon?
> Online krachtpatser van VOIPZeker
