Als huisarts is het enorm belangrijk dat je altijd bereikbaar bent voor patiënten, zeker in deze coronaperiode. Wanneer het spitsuur is moet de beller zo efficiënt mogelijk worden opgevangen en bij spoedgevallen buiten openingstijden ook in contact komen met een huisarts of andere praktijk. Optimaal bereikbaar zijn met behulp van een perfect opgestelde belplan is dus een absolute must.
Om patiënten zo goed en spoedig mogelijk te kunnen helpen is het van absoluut belang dat de beller direct in contact komt met de telefoon van de huisarts. Wanneer een huisarts merkt dat hij/zij veel inkomende gesprekken misloopt kan dat vervelende gevolgen hebben voor de patiënten, zeker in noodgevallen.
Dit kan te maken hebben met de huidige (VoIP) telefonie voor huisartsen waarbij het aantal gelijktijdige oproepen worden beperkt. Een goede selectie hardware en goede belplannen kunnen hier de oorzaak van zijn. Veel patiënten zullen in dat geval een voicemail inspreken en zullen moeten wachten op terugkoppeling en vervolgens zoeken naar een andere oplossing. Vervolgens kost het de receptioniste of huisarts veel tijd om alle voicemailberichten af te luisteren en is de huisartspraktijk op dat moment wederom niet optimaal bereikbaar. Lees snel verder wat de beste VoIP telefonie voor de huisarts is.
Dé oplossing – VoIP telefonie huisarts
Dankzij jarenlange ervaring en een flink aantal huisartspraktijken die al jarenlang blije klanten zijn delen wij graag onze expertise. Met behulp van geweldige telefooncentrale functionaliteiten is de huisarts optimaal bereikbaar en kan men vele malen efficiënter werken. Hieronder geven wij een paar voorbeelden van het implementeren van mooie oplossingen in het belplan.
Automatische openingstijden + slim routeren
Met behulp van automatische openingstijden maak je snel onderscheid hoe de beller in contact komt met de receptioniste of een noodlijn. Wanneer de beller binnen openingstijden belt (bijvoorbeeld tussen 09:00 – 18:00 uur) komt het gesprek binnen op één of meerdere telefoons in de huisartspraktijk. Met onze VoIP telefonie oplossingen voor de huisarts kunnen wij zelfs bepalen hoe lang een telefoon overgaat voordat het gesprek wordt doorgezet naar het tweede toestel.
Belt de patiënt buiten openingstijden dan kunnen wij een noodlijn opnemen in het belplan. Inkomende gesprekken kunnen wij slim doorverbinden naar een andere huisartspraktijk of een mobiele telefoonnummer van een huisarts/medewerker. Zo wordt de patiënt altijd direct geholpen en spreekt hij/zij altijd de juiste persoon. Efficiëntie en snelheid is dus ontzettend belangrijk.
Keuzemenu
Door gebruik te maken van een keuzemenu verlaag je de werkdruk van het personeel omdat je de patiënt direct in contact brengt met de juiste werknemer/huisarts. Je kunt de beller ook door middel van een aantal keuzes doorverwijzen naar de website, bijvoorbeeld in geval van nieuwe patiënten die zich eerst moeten aanmelden. Als kers op de taart kun je een keuze instellen voor spoedgevallen en hier meerdere telefoons van de huisarts aan koppelen, zowel intern als extern (06-nummers).
Wachtrij
Zelfs op drukke momenten dat de telefoon van de huisarts rood staat kan het voorkomen dat je patiënten niet direct te woord kunt staan. In dat geval wil je dat de patiënt gerust wordt gesteld en plaats je deze in de wachtrij. In de wachtrij speel je een mededeling af gevolgd door een aangenaam wachtmuziekje. In onze telefooncentrale staan een aantal vooraf geselecteerde audiobestanden die je gratis kunt gebruiken. Wanneer een telefoon weer beschikbaar is wordt het gesprek direct (of met een korte pauze) doorgezet naar de medewerker.
Dienstroosters
Vul dienstrooster in en voeg deze eenvoudig toe aan je telefooncentrale. Je kunt dagen, weken, maanden en jaren vooruitplannen. Je kunt de werktijden van werknemers en vakantiedagen al ruim van te voren opnemen in je belplan en koppelen aan je automatische openingstijden.
Unieke functie ‘Nooduitgang’
VoIP bellen voor de huisarts moet zo efficiënt mogelijk werken, zeker in geval van noodsituaties. Wij hebben een speciale VoIP telefonie functie voor de huisarts ontwikkeld, genaamd de Nooduitgang. Wanneer de patiënt terecht komt in de wachtrij speel je een melding af zodat de patiënt kan ontsnappen aan de wachtrij in geval van een noodsituatie.
Hoe werkt dit? In het belplan wordt bijvoorbeeld het cijfer 9 opgenomen als ‘nooduitgang’. Wanneer de patiënt het nummer 9 selecteert in de wachtrij wordt hij/zij direct doorverbonden naar de huisarts of andere noodlijn. De patiënt hoeft dus niet te wachten tot de receptioniste weer bereikbaar is en wordt dus direct geholpen.
Vast op Mobiel
Wanneer je spoedeisende gesprekken buiten openingstijden wilt blijven ontvangen, maar niet jouw mobiele nummer aan patiënten wilt geven, kies dan voor een Vast op Mobiel integratie. Met onze mobiele VoIP simkaart oplossing komen zakelijke oproepen direct binnen op je mobiele telefoon en bel je uit met je zakelijke telefoonnummer.
Je bent optimaal bereikbaar omdat je een zakelijk nummer en 06 nummer op 1 simkaart zet. Een ander groot voordeel is dat de simkaart volledig wordt opgenomen in je online telefooncentrale en je zelfs telefoongesprekken kunt opnemen en archiveren. Mis dus nooit meer een oproep en geef je patiënten de beste belervaring en service die er is!
VoIP telefonie voor de huisarts is al verkrijgbaar vanaf €12,50 per maand. Voor meer advies en informatie bel je naar onze geweldige klantenservice op 088 – 066 0550.
