Stichting Dynamiek Scholengroep verzorgt primair onderwijs voor twintig scholen in Horst, Venray en omgeving. Met 3500 leerlingen in totaal heeft de stichting vooral kleinere scholen in beheer. Dat vraagt een grote mate van flexibiliteit, ook op het gebied van de ICT-omgeving. “Voorheen hadden we onze gehele ICT-omgeving uitbesteed bij één leverancier. Het netwerkbeheer, werken op afstand, telefonie (VoIP), maildiensten, alles was ondergebracht bij hetzelfde bedrijf”, vertelt Jo Pauwels, werkzaam voor het stichtingskantoor en directeur van één van de scholen van Dynamiek.
We willen zelf de regie houden’
Onlangs heeft de stichting afscheid genomen van deze internetleverancier en zijn ze voor de losse ICT-componenten op zoek gegaan naar andere aanbieders. “We wilden de regie meer in eigen hand houden, we waren te afhankelijk geworden van die ene leverancier. Daardoor liepen we soms tegen kleine problemen aan. Als er zaken aangepast moesten worden in het systeem, een andere routering bijvoorbeeld of een andere naam achter een toestel, dan was dat lastig op korte termijn te regelen. Dan moesten we de beheerder benaderen en die regelde dat vervolgens voor ons. We konden zelf geen aanpassingen doen. Dat vonden wij geen ideale situatie en dus hebben we besloten het anders aan te pakken.”
De oplossing werd gevonden in het opknippen van de losse ICT-componenten en het zoeken van nieuwe leveranciers. “We hebben nu een bedrijf die het beheer van de ICT-omgeving voor ons regelt, een ander bedrijf voor het ‘glas’ en weer een ander bedrijf voor onze telefonie, VOIPZeker. Op deze manier denken we meer invloed te hebben op onze ICT en sneller op veranderingen in de organisatie in te kunnen spelen.”
Verouderd systeem
Bij de keuze voor een nieuwe VoIP-aanbieder ging Dynamiek Scholengroep niet over een nacht ijs. “Het grote nadeel van onze oude leverancier was dat die met een verouderd systeem werkte, met een verouderd type centrale en toestellen die niet meer up to date waren. Als we deze toestellen wilden blijven gebruiken, dan moesten we een eigen centrale inrichten. Dat werd heel duur en erg omslachtig. Vandaar dat we gekozen hebben over te stappen naar een andere leverancier.”
Pauwels, bij Dynamiek Scholengroep projectleider ICT, weet als geen ander dat scholen tegenwoordig enorm afhankelijk zijn van hun ICT-omgeving. “Alles moet kloppen en goed werken. Je wilt zo min mogelijk storingen en er moet geen ruis op de lijn zitten. Bovendien wil je een systeem waarbij je als school zelf gemakkelijk aanpassingen kunt doen. Vandaar dat we met verschillende aanbieders hebben gesproken voor we op VOIPZeker uitkwamen.”
Ook de prijs was voor Dynamiek Scholengroep een belangrijk argument om voor VOIPZeker te kiezen. “Bij VOIPZeker betaal je de toestellen, dat zijn eenmalige kosten. Daarnaast betaal je een vaste abonnementsprijs. Alles bij elkaar bleek het goedkoper voor ons om helemaal opnieuw te beginnen met nieuwe toestellen dan de oude omgeving opnieuw in te richten.”
Stapsgewijs
Na een pilot voor het datanetwerk in de herfstvakantie werd het nieuwe VoIP-systeem vanaf de kerstvakantie stapsgewijs ingevoerd. “Alle scholen hebben we een nieuwe basisstructuur gegeven en nieuwe wifi. De infrastructuur van de netwerken is gecontroleerd en waar nodig aangepast. Dat hebben we clustergewijs gedaan. Cluster voor cluster hebben we de scholen overgezet op het nieuwe datanetwerk en daarbij tegelijkertijd VoIP ingericht. Dat was in zekere zin een kwestie van plug en play: het netwerk opnieuw inrichten, stekkertje in het internetpoortje en het werkte.”
Over het aandeel van VOIPZeker hierin is Pauwels zeer te spreken. “VOIPZeker heeft het goed ingericht zodat we meteen online waren. Ze zijn heel toegankelijk en denken echt pro-actief mee, bovendien zijn ze heel eerlijk over de mogelijkheden.” In het begin was het voor de organisatie wel even wennen. “We zaten middenin de transitie naar het nieuwe systeem. Het ene cluster kon wel binnen de nieuwe VoIP-omgeving bellen, terwijl andere clusters nog bij de vorige beheerder zaten. We konden elkaar daardoor tijdelijk niet intern bellen. Geleidelijk aan zijn we helemaal overgegaan en begin mei hebben we het project afgerond. Vanaf dat moment waren alle scholen over naar de nieuwe beheerder. ”
In totaal heeft de stichting vijf maanden nodig gehad om alle scholen en het bestuur op VoIP over te zetten en het datanetwerk te migreren. “Dat kan uiteraard veel sneller, maar omdat wij te maken hebben met verschillende scholen en omdat we uiteraard altijd bereikbaar moeten zijn, hebben wij de overstap in de vakantieperiodes gepland. Als school ben je nu eenmaal heel erg afhankelijk van je datanetwerk, dat kun je niet zomaar even platleggen.”
Storing
Een dag zonder internetverbinding is heel lastig voor onderwijsinstellingen, dat merkten ze bij Dynamiek onlangs nog toen een stroomstoring in Tilburg het hele ICT-systeem platlegde. Een dag lang waren de scholen niet op de gebruikelijke manier bereikbaar en kon er niet gewerkt worden op het systeem van de school. “We zijn tegenwoordig zo afhankelijk van internet. Op momenten dat het systeem eruit ligt – dat gebeurt gelukkig maar zelden – ben je meteen enorm onthand. Bovendien ben je met VoIP-telefonie bij een storing niet bereikbaar.”
Dynamiek Scholengroep heeft gekozen voor een basispakket voor VoIP. In de nabije toekomst is er de mogelijkheid om extra modules in het systeem in te passen. “Daar gaan we nog naar kijken”, zegt Pauwels. “De eerste stap zal het inpassen van de gsm’s zijn. Technisch gezien is dat allemaal prima mogelijk, maar de vraag is natuurlijk: wil je dat ook? Wil je dat je mensen altijd en overal en dus ook buiten werktijd bereikbaar zijn? Dat brengt vragen met zich mee rond personeelsbeheer, dus daar moet je een goed afgewogen oordeel over vellen.”
Voorlopig heeft de stichting een ieder geval een gloednieuwe VoIP-omgeving met een makkelijk te beheren web interface. “We hebben nu een programma dat we zelf kunnen beheren, dat heeft grote voordelen. De medewerkers van de interne servicedesk van Dynamiek Scholengroep gaat dit nu oppakken. Vanuit VOIPZeker hebben ze hier een mini-cursus voor gehad. We kunnen nu dus echt zelf aan de slag. Maar we kunnen bij eventuele vragen uiteraard terugvallen op de helpdesk van VOIPZeker.”
