Zit je eraan te denken om jullie huidige telefoonsysteem van het bedrijf te upgraden naar iets betrouwbaarder, gebruiksvriendelijker en kostenefficiënter? In dit artikel lees je over de voor- en nadelen van een VoIP telefooncentrale versus een fysieke telefooncentrale.
Er zijn veel voor- en nadelen verbonden aan een fysieke telefooncentrale of het hosten in de Cloud. Dat maakt het juist zo’n moeilijke maar belangrijke beslissing voor ondernemers. Door het juiste systeem te kiezen kan zakelijke communicatie stressvrij worden.
In dit artikel bespreken wij de voor- en nadelen van een VoIP telefooncentrale versus fysieke telefooncentrale. Aan het einde van het artikel heb je een duidelijker beeld of een VoIP telefooncentrale aan jouw eisen voldoet.
Wat is een fysieke telefooncentrale?
De naam zegt het al, het is een telefoonsysteem dat fysiek in een werkruimte of kantoor is geïnstalleerd. Telefoonsystemen op locatie kunnen duur zijn om te installeren vanwege de benodigde apparatuur, om nog maar te zwijgen over een speciale ruimte op kantoor waar deze geplaatst wordt.
Onderhoud is ook onvermijdelijk. Je hebt een beschikbaar IT-team of een externe service nodig om eventuele problemen op locatie op te lossen. Deze kosten zullen erg oplopen voor het bedrijf.
Bovendien is er een groot gebrek aan flexibiliteit. Iedereen die via het zakelijke telefoonsysteem moet bellen, moet fysiek op kantoor aanwezig zijn. Externe medewerkers en thuiswerkers kunnen niet inbellen, bellen of gebeld worden wanneer zij niet achter hun bureau zitten. Thuiswerken is dus niet mogelijk.
Wat is een VoIP telefooncentrale?
Een VoIP telefooncentrale werkt op dezelfde manier als een fysieke telefooncentrale oplossing. Het grote verschil is dat er wordt gebeld via een bestaande internetverbinding, wat je veel meer vrijheid en flexibiliteit geeft die je niet hebt met een fysieke telefooncentrale op kantoor. Hierdoor zijn medewerkers overal bereikbaar, op kantoor, thuis en zelfs onderweg.
Dit betekent ook dat het VoIP telefoonsysteem veel goedkoper is, want het enige waar je voor betaalt zijn de verbindingen die moeten worden opgezet . Met verbindingen via het internet (Voice over Internet Protocol) kun je veel sneller aan de slag.
Met een VoIP telefooncentrale kunnen externe medewerkers aan de andere kant van de wereld flexibel telefoneren en deelnemen aan telefoongesprekken en conferenties, zolang hun telefoon of desktop in de telefonocentrale staan opgenomen. Je kunt vaste telefoons blijven gebruiken, maar ook eenvoudig een app op je telefoon installeren (vast op mobiel) of kiezen voor een Vast op Mobiel simkaart. Zit je veel achter je desktop, kies dan voor VoIP headsets. Zij bieden helder geluid en draadloze modellen hebben een ongelofelijk bereik.
Vaste telefoons op het bureau zijn enorm krachtig en gebruiksvriendelijk. Ze bieden de mobiliteit die niet te zien is in een oude fysieke telefooncentrale. Medewerkers die willen thuiswerken kunnen hun vaste telefoon meenemen naar huis en zonder onderbreking doorwerken.
VoIP telefooncentrale versus fysieke telefooncentrale
Nu je een beter begrip hebt van beide telefooncentrales, gaan wij enkele belangrijke verschillen op een rijtje zetten.
Kosten en onderhoud – Met een fysieke telefooncentrale is het jouw verantwoordelijkheid om een IT-team op te zetten of een bedrijf in te huren die vaak (en langdurig) onderhoud moet verrichten. Een VoIP telefooncentrale neemt dat allemaal voor je uit handen. Lage maandkosten, geen onderhoud en geen monteurs.
Flexibel werken – Een telefooncentrale is dé oplossing voor flexibel werken. Externe teams en thuiswerkers kunnen eenvoudig op afstand werken en hun zakelijke telefoonnummer(s) op een mobiel apparaat of telefoon gebruiken om oproepen te ontvangen en uit te bellen.
Betrouwbaarheid – VoIP telefooncentrales zijn vaker betrouwbaarder dan fysieke telefooncentrales. Bij een fysieke telefooncentrale ben jij of je provider verantwoordelijk voor veel onderhoud en beveiliging.
Upgraden – Een fysieke telefooncentrale heeft naast doorgaans hoge kosten maar beperkte functies. Met een fysieke telefooncentrale krijg je veel meer functies, zoals rapportages, statistieken en functionaliteiten om bellen meer pit te geven. Denk aan keuzemenu’s, audioberichten, en nog veel meer.
Welke is geschikt voor jouw organisatie? Stel jezelf deze 4 vragen
- Hoeveel kan jouw bedrijf besteden?
Belangrijk bij het kiezen tussen een VoIP telefooncentrale versus fysieke telefooncentrale zijn de kosten. Natuurlijk hebben beiden systemen een maandelijks bedrag om verbonden te blijven, maar VoIP telefonie is veel goedkoper en heeft dat géén onderhoudskosten omdat het op afstand wordt beheert door een provider zoals VOIPZeker.Je hebt géén IT nodig voor reparaties en onderhoud aan het netwerk. Ook zijn de instapkosten erg laag omdat je vaak bestaande apparaten kunt gebruiken die al in gebruik zijn. Denk hierbij aan vaste telefoons en handsets.
- Doe je mee aan werken op afstand?
Met een fysieke telefooncentrale ben je gebonden aan een locatie op kantoor en is bellen voor externe medewerkers erg moeilijk. Dit maakt deze centrales een slechte keuze voor bedrijven met teams op afstand.Met VoIP telefonie oplossingen kunnen medewerkers overal te wereld bellen en gebeld worden met het zakelijke telefoonsysteem. Zij hebben tenslotte alleen een internetverbinding nodig. Leuk weetje: De gesprekskwaliteit van VoIP telefonie is vele malen beter (HD kwaliteit). - Ben je van plan het team uit te breiden?
Een VoIP telefooncentrale is toekomstbestendig en beter schaalbaar. Je hebt geen extra kabels nodig die je aansluit op je data center maar regelt VOIPZeker online jouw instellingen en voegt een extra account toe. Nieuwe medewerkers krijgen binnen enkele minuten een eigen account en kunnen direct bellen.Dit maakt VoIP telefonie een uitstekend systeem wanneer je van plan bent om in de komende jaren jouw bedrijf of callcenter uit te breiden. - Hoeveel controle wil je hebben?
VoIP telefonie is de beste oplossing voor het beheren van de bereikbaarheid van de hele organisatie. Je kunt VOIPZeker als provider verantwoordelijk maken voor de digitale aanpassingen en bereikbaarheid, maar via het unieke Unite portaal beheer je zelf alle apparaten, gebruikers en functies zelf. Het is zo simpel!
Een zakelijk telefoonsysteem kiezen
Na het lezen van dit artikel en het beantwoorden van de bovenstaande vragen zou je een duidelijker beeld moeten hebben wat de beste oplossing is voor jouw bedrijf. Ben je overtuigd van de voordelen van een VoIP telefooncentrale oplossing?
Wanneer je hebt besloten dat VoIP telefonie dé oplossing is voor jouw bedrijf, neem dan contact op met VOIPZeker. Wij hebben duizenden bedrijven van elke omvang geholpen met het opzetten van een robuust, redundant en betrouwbaar VoIP-netwerk met bijna perfecte uptime (99,999%).
