Hoe kan ik een keuzemenu toevoegen?

Een keuzemenu is een reeks opties waaruit de beller een selectie kan maken. Aan de hand van deze selectie wordt de beller doorverbonden met de juiste afdeling of persoon. Een voorbeeld van een keuzemenu is: “Welkom bij VOIPZeker. Om u beter van dienst te zijn maken wij gebruik van een keuzemenu. Voor de afdeling sales, toets 1. Voor de afdeling Helpdesk, toets 2. Voor afdeling administratie, toets 3. Voor overige vragen blijft u aan de lijn.”  Wil jij dit ook bij jouw belplan instellen? Wij leggen je uit hoe je een keuzemenu moet instellen.

 

Keuzemenu toevoegen in Unite telefooncentrale

Volg de stappen hieronder om jouw keuzemenu in te stellen.

Keuzemenu instellen -  start

Stap 1

Log in op je ‘Unite telefooncentrale

Belplan aanmaken

Keuzemenu instellen  –  belplan aanpassen

Stap 2

 Klik op 'Belplan'  aan de linkerkant van het menu.

Belplan aanpassen

 Stap 3

Heb je al een belplan? Klik dan op belplan ‘Aanpassen’.

Heb je nog geen belplan? Klik dan hier om een nieuwe belplan te maken.

Belplan aanpassen

Keuzemenu instellen  –  keuzemenu toevoegen

Stap 4

Je ziet nu je eigen belplan. Voeg een keuzemenu toe door boven in het menu te klikken op ‘voeg actie

Hoe stel ik een keuzemenu in 4

 

Stap 5

Klik nu in het menu op ‘Keuzemenu’.

Hoe stel ik een keuzemenu in 5

 

Stap 6

Het keuzemenu staat in je belplan.

  • Sleep het voicemail vakje naar de gewenste plek binnen je belplan.
  • Trek de pijl van de voorgaande actie naar het vakje ‘Keuzemenu‘. In dit geval de ‘Conditie
Hoe stel ik een keuzemenu in 6

Keuzemenu instellen  –  keuzemenu aanpassen

Stap 7

Klik op icoontje wijzigen van het vakje keuzemenu.

Hoe stel ik een keuzemenu in 7

 

Stap 8

Voeg nu je welkomsttekst toe door op ‘+ Geluid toevoegen‘ te klikken.

Hoe stel ik een keuzemenu in 8

Belplan maken –  belgroep toevoegen

Stap 9

Voeg hier je welkomsttekst toe door op ‘Kies een geluid‘ te klikken. Volgens kun je hier een welkomsttekst uploaden.

Een voorbeeld van een welkomsttekst voor een keuzemenu is: “Welkom bij VOIPZeker. Om u beter van dienst te zijn maken wij gebruik van een keuzemenu. Voor afdeling sales, toets 1. Voor afdeling helpdesk, toets dan 2. Voor de afdeling administratie, toets dan 3. Voor overige vragen blijft u aan de lijn.” 

Hoe stel ik een keuzemenu in 9

 

Stap 10

Wanneer je de welkomsttekst hebt opgeslagen klik je boven in het menu op ‘Herhalingsmenu‘.

Door een herhalingsmenu toe te passen kan je hetzelfde of een volgend geluidsfragment laten horen wanneer er een verkeerde keuze of geen keuze is gemaakt. Een voorbeeld van een herhalingsmenu tekst is: ‘Voor afdeling sales, toets 1. Voor afdeling helpdesk, toets 2. Voor de afdeling administratie, toets 3″.

Hoe stel ik een keuzemenu in 10
 
Stap 11
 
Voeg nu menuopties toe. Klik in het bovenstaande menu op ‘Menuopties‘ vul hier een cijfer in “1” en klik vervolgens op ‘+ Optie toevoegen‘.
Hoe stel ik een keuzemenu in 11

Belplan – activeren 

Stap 12

Kies nu hoeveel opties je wil toevoegen aan het keuzemenu (cijfers). In het voorbeeld hebben wij drie opties gekozen:

  • Optie 1 (Sales);
  • Optie 2 (Helpdesk);
  • Optie 3 (Administratie).
Hoe stel ik een keuzemenu in 12

 

Stap 13

Onderstaand zie je dat er drie opties (1,2,3) zijn toegevoegd. Vervolgens ga je naar ‘Instellingen‘ boven in het menu. 

Hoe stel ik een keuzemenu in 13

 

Stap 14 (Optioneel)

Geef nu een naam aan het keuzemenu.

Hoe stel ik een keuzemenu in 14

 

Stap 15 (Optioneel

Stel de volgende acties in:

  • Time-out: Hoe lang er gewacht moet worden op het maken van een keuze (aantal seconden);
  • Tussen-toets time-out: Het aantal seconden dat er gewacht moet worden tussen de ingetoetste nummers voordat de invoer als afgerond wordt beschouwd;
  • Cijferlengte: Geef aan hoeveel cijfers gebruikt kunnen worden in het keuzemenu. Bijvoorbeeld: de beller toetst 1, 2 of 3 (1 cijfer) of 01, 05, 10 (2 cijfers);
  • Herhaalmenu: Kies een cijfer om het herhalingsmenu te herhalen;
  • Verkeerde keuze: Hoe vaak een beller de verkeerde keuze kan maken in het keuzemenu;
  • Geen keuze: Hoe vaak een beller geen keuze kan maken in het keuzemenu.

 

 

Stap 16 


Wanneer alles naar wens is ingevuld, klik op de groene knop ‘bewaar‘.

 

Hoe stel ik een keuzemenu in 16

 

Stap 17

Nadat het keuzemenu is opgeslagen ga je automatisch terug naar het belplan.

In het voorbeeld hieronder speelt het keuzemenu zich af na de conditie ‘Openingstijden‘. Wanneer de beller belt tijdens de ingestelde openingstijden, wordt de beller automatisch doorverwezen naar het keuzemenu.

Controleer of het vakje keuzemenu is verbonden met de actie (in dit geval openingstijden) ervoor.

Hoe stel ik een keuzemenu in 17

Keuzemenu instellen  –  belgroep aanpassen

Stap 18 (Optioneel

Maak het belplan visueel en verander de naam van de belgroep (Bijvoorbeeld: ‘Sales’). Wanneer dit niet gewenst is, ga dan naar stap 23.

Klik op icoontje wijzigen van het vakje van de belgroep, om de belgroep aan te passen.

Hoe stel ik een keuzemenu in 18

 

Stap 19

Klik op ‘Geavanceerde instellingen

Hoe stel ik een keuzemenu in 19

 

Stap 20

Verander de naam van de belgroep onder de kop ‘Naam‘ naar bijvoorbeeld Sales.

Hoe stel ik een keuzemenu in 20

 

Stap 21

Klik op de groene knop ‘Bewaar‘.

Hoe stel ik een keuzemenu in 21


Keuzemenu instellen  –  keuzemenu toets 1 verbinden

Stap 22

Verbindt nu de gewenste toets (in dit geval ‘Druk 1‘) aan de gewenste belgroep (in dit geval ‘Sales‘)

Hoe stel ik een keuzemenu in 22

Keuzemenu instellen  –  belgroep toevoegen

Stap 23

Voeg nu een nieuwe belgroep toe door boven in het menu te klikken op ‘Belgroep

Sleep het vakje vervolgens ergens in het belplan.

Hoe stel ik een keuzemenu in 23

Keuzemenu instellen  –  belgroep aanpassen

Stap 24

Klik op icoontje wijzigen van het vakje van de belgroep.

Hoe stel ik een keuzemenu in 24

 

Stap 25

Selecteer nu een voorwaarde door op ‘Kies een voorwaarde‘ te klikken.

Wanneer je op ‘Kies een voorwaarde‘ klikt komt er een dropdown:

  • Local Extensie (wanneer je een vaste telefoon hebt binnen de organisatie, kies dan voor ‘Local Extensie’);
  • Extern nummer (wanneer je wil dat een extern nummer wordt gebeld, kies dan voor ‘Extern nummer’);
  • Externe nummer uit telefoonboek (wanneer je telefoonnummers vanuit je telefoonboek wil kiezen, selecteer dan voor ‘Externe nummer uit telefoonboek’). 

Voeg vervolgens je gewenste bestemming toe door onder bestemming te klikken en een gewenst nummer te kiezen. Of voeg zelf een nummer toe (extern).

(optioneel) Schrijf bij beschrijving een beschrijving (bijvoorbeeld Sales)

 

Stap 26 (optioneel)

Voeg een naam toe aan je belgroep door op ‘geavanceerde instellingen‘ te klikken en onder ‘naam‘ een naam in te voeren.

Hoe stel ik een keuzemenu in 26

 

Stap 27 

Klik nu op de groene knop ‘Bewaar

Hoe stel ik een keuzemenu in 27

Keuzemenu instellen  –  keuzemenu toets 2 verbinden

Stap 28


Verbindt het keuzemenu met de helpdesk door op het ‘pijltje‘ te klikken na ‘Druk 2

Sleep de pijl naar het gewenste vakje (in dit geval) ‘Helpdesk‘.

Hoe stel ik een keuzemenu in 28

Keuzemenu instellen  –  voicemail toevoegen

Stap 29 (Optioneel)

Voeg een voicemail toe, wanneer het gesprek niet wordt opgenomen.

Hoe stel ik een keuzemenu in 29

Keuzemenu instellen  –  keuzemenu toets 3 maken en verbinden

Stap 30 

Voeg meerdere groepen toe, wanneer je meerdere keuzes in het keuzemenu hebt. Verbindt de keuzes aan met de bijbehorende groepen. 

Hoe stel ik een keuzemenu in 30


Stap 31

Belangrijk! ‘Ongeldige keuze‘ en ‘time-out‘ wordt op dit moment met geen nummer doorverbonden. Wanneer je wil dat de verbinding wordt verbroken als er een ‘ongeldige keuze‘ wordt gemaakt of er een ‘time-out‘ is, heb je verder geen acties.

Wanneer je wil dat er een actie wordt gedaan (bijvoorbeeld doorschakelen naar een algemeen nummer) voeg sleep dan een pijl naar een algemeen nummer. 

Keuzemenu instellen  –  activeren

Stap 32

Het belplan is nu voorzien van een keuzemenu. Sla nu het belplan op door op de ‘Oranje knop‘ rechtsboven in te klikken. 

Hoe stel ik een keuzemenu in 32
user_06.png
Vragen?

Heb je nog vragen na het lezen van dit artikel? Bel ons op 088 066 0550 of stuur een e-mail naar [email protected].

Klant worden

Ben je na het lezen overtuigd van onze oplossingen? Word direct klant en ga binnen 5 minuten live. 

Toch een collega spreken?

Kom je er niet helemaal uit of ben je benieuwd naar onze diensten? Bel onze klantenservice op 088 066 0550 of stuur een e-mail naar [email protected].