Vandaag de dag dat je niet meer hoeft te wachten tot het telefoonbedrijf een vaste lijn heeft ingesteld. Met VOIPZeker stel je binnen enkele minuten jouw hele telefooncentrale in met geweldig goede belplannen. Het enige dat je nodig hebt is een internetverbinding. Hier volgen 10 stappen voor het instellen van een goed belplan.
De communicatieoplossing van VOIPZeker is betrouwbaar, biedt tal van functies en is zeer eenvoudig te gebruiken. Hier volgen tips om een goed belplan in 10 eenvoudige stappen op te zetten.
1 – Log in
Het online dashboard van VOIPZeker bevat talloze opties binnen handbereik. Bekijk uitgebreide statistieken en rapportages en beheer eenvoudig belplan-instellingen voor nummerherkenning, doorschakelen, keuzemenu’s en veel meer.
2 – Stel openingstijden in
Het opzetten en van een goed belplan begint met het instellen van openingstijden. Door de openingstijden goed in te stellen en eventueel dienstschema’s en vakanties toe te voegen bespaart veel tijd in de toekomst.
Je hoeft je tijdens de lunch of feestdagen geen zorgen te maken over het afhandelen van telefoonlijnen. Zorg voor de juiste boodschap en doorschakelingen op het juiste moment zonder zelfs maar op een knop in te drukken.
Is het kantoor gesloten tijdens een feestdag, maar is er iemand oproepbaar in geval van nood? Dan schakel je oproepen door naar bijvoorbeeld een mobiele telefoon.
3 – Zakelijke voicemail
In het belplan krijg je de mogelijkheid om zakelijke voicemails toe te voegen om jouw organisatie een professionele uitstraling te geven en klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
Een zakelijke voicemail spreek je realtime in via ons systeem en opgeslagen als audio-bestand. Wil je een professionelere aanpak, laat dan jouw bericht inspreken door één van onze professionele stemacteurs en stemactrice.
4 – Ontwerp callflows
Het ontwerpen van een positieve ervaring zorgt voor gelukkiger bellers en terugkerende klanten. Voor het opstellen van een goede callflow vraag je jezelf het volgende af:
✔ Wat moet er gebeuren als iemand mijn hoofdnummer belt?
✔ Krijgen ze een (audio) bericht?
✔ Een receptioniste die hun oproep regelt?
✔ Hoe kan ik doorverbinden tot een minimum beperken voordat een probleem is opgelost?
✔ Wat helpt om in één telefoontje een verkoop te doen?
Wanneer je klant wordt van VOIPZeker maken wij samen met jou een efficiënt belplan op basis van jouw wensen. Door jarenlange ervaring weten wij precies wat jij nodig hebt.
5 – Belgroepen en keuzemenu’s
Laten we nu eens kijken naar enkele geavanceerde functies, zoals het gebruik van wachtrijen, belgroepen en keuzemenu’s.
Met een wachtrij kunnen bellers in de wacht zetten totdat er een collega beschikbaar is. Meerdere bellers kunnen aan de lijn blijven in plaats van een voicemail in te spreken of op te hangen.
Door een keuzemenu te gebruiken zorg je ervoor dat de beller op basis van een keuze terecht komt bij de juiste collega. Bij het gebruik van belgroepen stel je in dat bijvoorbeeld meerdere telefoons van de afdeling administratie overgaan. Wordt er niet opgenomen, dan schakel je het gesprek automatisch door naar een andere afdeling of zet je de beller in de wachrij.
“Deze functies zijn enkele van de grootste voordelen van VoIP telefonie. Met VOIPZeker zijn deze functies toegankelijk elk bedrijf, groot en klein.”
6 – Oproepen doorschakelen
Een gesprek doorschakeling kun je op veel verschillende manieren inzetten. Een veel gekozen manier om oproepen door te schakelen is bij het gebruik van een storingsdienst. Veel grote bedrijven en zzp’ers zijn ’s avonds oproepbaar en schakel je eenvoudig een storings- of hoofdnummer door naar een extern toestel.
Een andere oplossing is gebruik te maken van een softphone app of VOIPZeker simkaart.
7 – Schakel welkomstberichten en meldingen in
Wilt je jouw zakelijke telefoongesprekken meer pit geven? Hier zijn een paar ideeën:
✔ Voeg wachtmuziek of een aankondiging toe voordat jouw collega’s opnemen
✔ Voeg welkomstberichten toe om kleine bedrijven groter en geavanceerder te laten lijken
✔ Schakel gespreksopname in om opgenomen telefoongesprekken op te slaan
Neem telefoongesprekken op voor kwaliteitsborging of trainingsdoeleinden. Verduidelijk situaties wanneer er meningsverschillen ontstaan over beloofde producten of diensten.
8 – Busy Lamp Field
Een must-have is de BLF-functie. Deze functie laat op jouw telefoon zien welke collega’s beschikbaar zijn, gebeld worden of aan de telefoon zijn. Zet klanten direct door zonder ze in de wacht te zetten en onderschep zelfs oproepen wanneer de managers niet op kantoor zijn.
De BLF functie instellen in het belplan is niet nodig, deze functie activeren wij automatisch wanneer jouw telefoon dit ondersteunt.
9 – Vast op Mobiel
Voor medewerkers die thuiswerken en veel onderweg zijn kunnen hun werk meenemen. VOIPZeker ondersteunt softphone apps die beschikbaar zijn voor mobiele telefoons. Hiermee kunnen collega’s overal bellen en gebeld worden met het zakelijke telefoonnummer.
Kies voor de unieke VOIPZeker simkaart wanneer je nóg beter bereikbaar wilt zijn. De simkaart wordt volledig geïntegreerd in de telefooncentrale en voorzien van een 06-nummer en zakelijke telefoonnummer. Bepaal zelf met welk nummer je uitbelt.
 stappen-129.png "Vast op Mobiel simkaart")
10 – Premium functies
Het telefoonsysteem van VOIPZeker is betrouwbaar en een veilige VoIP oplossing. Het is speciaal gebouwd voor hoe bedrijven van vandaag geweldig werk willen verzetten. Wanneer je klant wordt krijg je toegang tot 25+ geweldige functies om jouw bedrijf te moderniseren.
Naast de standaard functies kun je ook kiezen uit een handvol uniek ontworpen premium functies. Dit zijn geavanceerde functies om nóg beter bereikbaar te zijn en efficiënter te werken. Koppel jouw telefonie aan bestaande CRM-systemen via een CRM-koppeling, maak gebruik van slimme keuzemenu’s en informeer alle contacten over een calamiteit.
Nieuwsgierig? Bekijk hier alle functies.
VOIPZeker levert geweldige support en neemt alle zorgen voor jou uit handen. In veel gevallen stellen wij het belplan voor jou in op basis van onze ervaring. IT-ers zullen zich als een vis in het water voelen wanneer zij ons systeem gebruiken.
Wil jij je liever bezighouden met ondernemen, laat ons dan jouw belplannen opstellen en beheren. Hier hebben wij tenslotte een geweldige technische support afdeling voor!
